社内規程との整合性・周知方法

はじめに

企業運営をスムーズに進めるには、就業規則をはじめとする各種社内規程の整合性を保ち、従業員にわかりやすく周知することが欠かせません。就業規則、給与規程、旅費規程、育児介護休業規程など、企業が整備すべき規程は多岐にわたりますが、それらの内容に矛盾があると、実務上の混乱や労使間トラブルを引き起こす原因となります。

また、せっかく完備した規程でも、従業員が内容を理解していなければ意味がありません。周知徹底の方法や、アップデートした規程を現場に浸透させる研修・説明会の実施なども、企業にとって重要な取り組みです。

本記事では、社内規程の整合性チェックや周知方法のポイント、実際のトラブル事例などを詳しく解説します。実務に役立つ情報としてぜひお役立てください。

Q&A

Q1. 就業規則や各種規程はどうして整合性を保つ必要があるのですか？

例えば、就業規則で「退職金あり」と規定しているのに、退職金規程で「退職金なし」としていたら従業員が混乱するだけでなく、法的にも問題となります。矛盾があると労務トラブルが起きやすくなり、裁判所で「労働者に有利なほうが優先される」と判断される可能性もあります。

Q2. どのような社内規程が対象になりますか？

代表的なものは、就業規則、賃金規程、退職金規程、育児介護休業規程、ハラスメント防止規程、出張旅費規程、服務規程、セキュリティポリシーなどです。企業規模や業種に応じて内容は異なりますが、管理職向けの管理職規程、契約社員・パート向けの就業規則なども含め、幅広く整合性をチェックする必要があります。

Q3. 規程を改定したら、従業員への周知はどのように行えばよいですか？

労働基準法では、就業規則の改定時に労働者代表の意見聴取と労働基準監督署への届出、さらに従業員への周知が義務付けられています。具体的には、紙で配布する、イントラネットに掲載する、説明会を開くなど、従業員がいつでも閲覧できる状態を整えることが必要です。

Q4. 規程を周知する際、口頭説明だけでは足りませんか？

口頭説明だけでは「聞いていない」「内容がよく分からなかった」といった問題が生じるリスクがあります。文書や電子データなど形に残る方法で周知し、必要に応じて説明会や質疑応答の機会を設けるのが望ましいです。

Q5. 周知はしているはずなのに、従業員が規程を知らなかったと言い張る場合どうすればいいですか？

従業員が規程を知らなかったと主張しても、企業側が「周知手続き（書面配布やイントラ公開、説明会など）を適正に行った」ことを立証できれば、一般的には従業員側の主張は通りにくいです。よって、周知の事実を証拠化（配布文書やメール送信履歴、説明会資料など）しておくことが大事です。

解説

社内規程の整合性を保つ方法

マスタードキュメントとしての就業規則
就業規則は労働条件の基本的なルールを定める最上位規程としての性格を持ちます。就業規則に書かれている内容を前提に、賃金規程や退職金規程などを策定・改訂しましょう。
条文番号・用語の統一
規程ごとに用語や表現がバラバラだと、矛盾や混乱を招きます。「有給休暇」「年次有給休暇」のように呼称が揺れるケースもあるため、できるだけ統一しましょう。
部署間連携の強化
人事部門や総務部門、経理部門など、規程に関わる部門が連携して整合性をチェックする仕組みを作っておくと、漏れを防ぎやすくなります。
定期的な総合見直し
法改正や社会情勢の変化に合わせて就業規則や関連規程をアップデートする際、一斉に見直すことで矛盾を最小化できます。

周知徹底のポイント

労働基準法上の周知義務
就業規則は「常時10人以上の労働者を使用する場合」、作成と届出が義務付けられています。また、従業員がいつでも閲覧できる状態にしておくことが必要です。
イントラネット・クラウドの活用
紙のハンドブックや社内掲示板だけでなく、イントラネットやクラウド上で最新の規程を公開し、従業員がPCやスマホからアクセスできるようにする。
定期的な研修・説明会
新人研修や昇格時研修などのタイミングで、改めて就業規則や関連規程を学ぶ機会を設定。特にハラスメント防止規程やセキュリティ規程など、守られないと大きなリスクになる規程は重点的に周知する。
管理職への周知強化
実際に部下を指導する管理職が規程を正しく理解していないと、現場レベルで誤った運用が行われる可能性があります。管理職向けの研修を徹底して、現場との橋渡しを担ってもらうことが重要です。

実際のトラブル事例

【事例1】給与体系の不一致
就業規則の「賃金は月給制」と、賃金規程の「基本給＋残業手当＋各種手当」の計算式に食い違いがあり、残業代の計算方法を巡って未払い残業代請求訴訟に発展。
【事例2】ハラスメント規程と懲戒規程の矛盾
ハラスメント防止規程では「セクハラ行為には厳しい処分を行う」と謳っているが、懲戒規程には具体的な懲戒区分が書かれておらず、セクハラ行為をされた被害者から「処分が甘い」と不満が続出。
【事例3】退職金規程の改定周知不足
退職金規程を改定して支給水準を下げたが、従業員に十分な説明をしなかった結果、退職者から「説明を受けていない」と異議が出て紛争化。

実務で押さえるべきステップ

規程改定時の総合チェック
ある規程を改定したら、その改定事項が他の規程に影響を与えないか確認する。たとえば、試用期間に関する規定を変更したら、賃金規程や評価制度規程にも反映が必要な場合がある。
労働組合・従業員代表の意見聴取
就業規則の改定では労働組合または過半数代表の意見を聴くことが法律で定められている。意見を聞くだけでなく、内容理解を深めてもらう機会として活用する。
周知結果の確認・証拠化
説明会に参加した従業員の署名リストを保管する、メールで配信した場合は既読確認を行うなど、後々に「周知されていない」と言われないよう対策を取る。
専門家のレビュー
法改正や判例の動向を踏まえ、弁護士や社労士など専門家のチェックを受けると、抜け漏れが防げる。

弁護士に相談するメリット

社内規程を整備・改定する際は、以下の理由から弁護士のサポートが効果的です。

最新の法令・判例に即したアドバイス
労働関係法令は改正頻度が高く、判例の動向も年々変化しています。弁護士が法的リスクを見極め、確実に対応する規程を提案。
トラブル防止の視点
実務で頻発するトラブル（残業代未払いやハラスメント、解雇問題など）を踏まえて、紛争化しにくい規程づくりをサポート。
就業規則と関連規程の整合性チェック
各規程が連動しているポイントを総合的に点検し、矛盾や漏れをチェックする。
労働組合や従業員代表との協議支援
改定時の意見聴取や労使協定の締結など、協議プロセスをスムーズに進めるためのアドバイスや代理交渉が可能。

弁護士法人長瀬総合法律事務所では、企業法務・労働法分野の実績を活かし、社内規程のレビューや改訂作業、周知方法のアドバイスなどを提供しています。お気軽にお問い合わせください。