はじめに
急速に普及したリモートワーク（在宅勤務・テレワーク）は、通勤時間の削減や柔軟な働き方による生産性向上など、多くのメリットをもたらしています。しかし、従来の出勤打刻やオフィス管理を前提とした勤怠管理では、リモートワーク下での労働時間把握が難しいという課題が浮上しました。
労働基準法の遵守や長時間労働の防止、従業員の健康管理のためにも、企業はリモートワークに対応した勤怠管理システムの導入や運用を見直す必要があります。本記事では、システム導入の流れや注意点、法的リスクなどを弁護士法人長瀬総合法律事務所が解説します。
Q&A
Q1：リモートワークでも会社が従業員の労働時間を管理する義務はありますか？
はい、労働基準法では、企業が従業員の正確な労働時間を把握する義務を負っています。リモートワークであっても、自己申告制やシステム打刻など、適切な方法を用いて実労働時間を把握しなければなりません。もし不適切な管理が続けば、未払い残業代や労災認定などのリスクが高まります。
Q2：リモートワーク勤怠管理システム導入のメリットは？
- 労務管理の適正化：PCログイン・ログアウト情報やチャットツールと連携することで、従業員の稼働時間を正確に記録しやすくなる。
- 生産性向上：勤怠実績を可視化し、長時間労働を抑制することで、従業員の過労やメンタル不調を防げる。
- トラブル防止：従業員との残業代や業務時間の認識相違が起きにくくなる。
Q3：自己申告制でも法的には問題ないのでしょうか？
自己申告制自体は認められていますが、企業が適切に実態を確認し、申告内容が実労働時間と乖離していないかをチェックする義務があります。
厚生労働省のガイドラインでは、長時間労働や深夜労働が疑われる場合には、PCのアクセスログや業務実績で客観的な確認を行うよう求められています。
Q4：導入する勤怠管理システムで気をつけるべきセキュリティ面は？
リモートワークでは、自宅やカフェなどでインターネットに接続するケースが多いため、個人情報保護や不正アクセス対策が重要です。
- 通信の暗号化（SSL/TLSなど）
- 多要素認証
- VPN接続
- アクセス制御
などの対策が必要で、企業が適切に管理しなければ情報漏えいやサイバー攻撃のリスクが高まります。
解説
勤怠管理システム導入の流れ
- 要件定義
- リモートワークの運用実態を調査し、労働時間の把握方法、残業申請プロセス、休憩・休暇管理などの要件を整理します。
- 労働基準法や社内規程（就業規則）との整合性を確認し、実装すべき機能を具体化。
- システム選定
- 市販の勤怠管理クラウドサービスや自社開発システムなど、複数の選択肢を比較検討。費用、使いやすさ、セキュリティ機能がポイントとなります。
- テレワーク中の従業員が気軽に打刻できるUI/UXを備えたシステムや、スマートフォン対応、GPS機能の有無なども検討材料です。
- 試験運用と周知徹底
- 小規模部署やパイロットチームでテスト運用し、システムエラーや運用上の課題を洗い出します。
- マニュアルやFAQを整備し、従業員に研修や説明会を行い、使い方を周知徹底。指導担当者や運用管理者を指名し、問い合わせ対応ができる体制を築きます。
- 本格導入と運用モニタリング
- 全社的に導入し、実際の打刻データや残業申請のフローが円滑に回っているかモニタリングします。
- 法改正や社内制度変更にも柔軟に対応できるよう、システムのアップデートやサポート体制を確保します。
運用上の注意点
- 長時間労働のモニタリング
- リモートワーク中は始業・終業の境界があいまいになりがちなので、勤怠システムの打刻データやPCログを分析し、過度な残業を早期発見・是正する仕組みが必要です。
- 部下の稼働状況を管理職が見逃さないよう、ダッシュボードやアラート機能を活用する企業も増えています。
- 休憩・休暇の管理
- 在宅勤務でも、休憩時間や休日の扱いはオフィス勤務と同じく厳格に運用することが求められます。
- 勤怠システムで休憩ボタンや中抜け申請を設けたり、休日に作業した場合は事前承認が必要とするなど、明確なルール化が肝心です。
- 自己申告制の限界と対策
- 自己申告制のみだと、従業員が長時間働いていても「残業時間0」と申告してしまうリスクが高まります。
- PCログイン時間やメール送信時刻などの客観的データを併用し、乖離があれば是正指導を行う仕組みを組み合わせましょう。
- プライバシーとのバランス
場所情報やスクリーンショットで過度に監視すると、従業員のプライバシー侵害として問題になるケースもあるため、企業が取得するデータの範囲を労使協議で定め、必要最小限に留める努力が必要です。
よくあるトラブル事例
- 未払い残業代請求
- 企業が年俸制や成果主義で残業代を一律込と考え、リモートワークの労働時間を正確に管理しなかった場合、後に従業員が実労働時間分の残業代を請求してくるパターン。
- 対策：システムで打刻を徹底し、実際の残業と固定残業代の差額を補填するルールを明確化。
- 労働時間が自己申告と乖離
- 従業員が自己申告で残業を少なく申告していたが、PCログを見ると明らかに深夜まで作業していた事実が発覚し、企業が是正勧告を受けるケース。
- 対策：定期的に客観的データとの照合を行い、本人に申告修正を促す。
- セキュリティ事故
- 勤怠管理システムのID/パスワードが流出し、なりすまし打刻や個人情報の漏えいが生じた事例。
- 対策：多要素認証の導入、アクセス制限、社員教育を徹底し、万が一の際のインシデント対応手順も用意しておく。
弁護士に相談するメリット
弁護士法人長瀬総合法律事務所では、リモートワーク勤怠管理システムの導入や運用に関して、以下のようなサポートを行っています。
- 就業規則・残業代ルールの整備
- 在宅勤務やフレックス制を導入する際に、労働基準法や関連ガイドラインと整合する形で残業代計算や休憩・休日管理などを規定し、トラブル防止策をアドバイスします。
- 固定残業代制度や自己申告制との併用におけるリスク評価と、対策提案を行います。
- システム契約書のチェック
- 勤怠管理システム導入時のサービス利用契約や個人情報保護に関する契約をレビューし、企業の責任範囲や免責事項を適切に設定する支援をします。
- セキュリティ要件やSLA（サービスレベルアグリーメント）についても、法的観点から助言します。
- 紛争対応
- 従業員から「リモートワーク下での残業代が未払い」と主張された場合、労働審判や訴訟で企業側を代理し、実態に即した正当性の立証を行います。
- システムログやメール履歴などの客観的証拠を整理し、適法な労務管理をしていたことを主張・証明するサポートをします。
- 継続的なアップデート情報の提供
- リモートワーク関連の法改正やガイドライン更新が行われた際に、いち早く情報を入手できる体制を提供し、企業が柔軟に制度やシステムを改定できるようコンサルティングします。
- 働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）に伴う労務リスクの総合サポートも展開しています。
まとめ
- リモートワークでも企業は従業員の労働時間管理を行う義務があり、適正な勤怠管理システムを導入することで未払い残業代リスクや長時間労働を防げる。
- 自己申告制だけでは十分でないため、客観的なデータ（PCログなど）との照合や管理職のモニタリングを組み合わせる仕組みが必要。
- システム導入時は、セキュリティ対策やプライバシー保護に配慮し、法令遵守や就業規則との整合性を確保しながら運用する。
- 弁護士と連携し、契約書や就業規則の整備、万が一の紛争対応まで含めて総合的にサポートを受けることで、安全かつ効率的なリモートワーク環境を構築できる。
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