企業における公益通報制度の導入と対応方法

はじめに

Q: 公益通報制度って最近よく聞くけど、会社に導入するメリットは何でしょうか？

A: 公益通報制度とは、従業員が会社の不正行為を通報しやすい環境を整えることで、企業内での不正行為を防止し、会社の健全な発展を目指す制度です。2022年の法改正により、従業員301人以上の企業では制度の整備が義務化されており、コンプライアンス（法令遵守）を強化する上で非常に重要です。この制度の導入により、企業は社内での不正行為を早期に発見し是正することができ、外部への通報を防ぐことで企業イメージの向上にもつながります。従業員の保護を通じて、社内の風通しの良い環境を作ることもでき、長期的な企業の成長を支える重要な仕組みとなります。

公益通報制度とは？

公益通報制度とは、企業の内部で発見された不正行為について、従業員が社内または社外の窓口に通報しやすくするための制度です。この制度は、通報者を保護し、企業内での不正行為を未然に防止または早期に是正することを目的としています。

目的

社内の不正行為を早期に発見し、是正する。
企業の健全な運営とコンプライアンスを確保する。
通報者（公益通報者）を保護し、報復行為から守る。

2022年に改正された「公益通報者保護法」によって、従業員301人以上の企業はこの制度の整備が義務化されました（公益通報者保護法第11条）。

公益通報制度のメリット

1. 社内の不正に迅速に対応できる

公益通報制度を導入することで、社内での不正行為を早期に発見し、小さな問題のうちに対処できるようになります。これにより、大きな損害や法的リスクを未然に防ぐことができます。

2. 外部への通報を防ぐことができる

通報者が社内窓口を利用しやすい環境を整えることで、外部機関（行政機関やマスコミ等）への通報を防ぐことができ、企業のイメージダウンや行政調査を避けることが可能です。

3. 企業としての信頼性を向上させる

コンプライアンスを重視する企業姿勢を示すことができ、取引先や社会からの信頼を得ることができます。

公益通報制度のデメリット

1. 制度導入に手間がかかる

公益通報制度を導入する際には、社内規程の作成や社内の周知、制度設計など多くのステップを踏む必要があります。そのため、準備段階での労力がかかります。

2. 社内の負担が増える

制度運用にあたっては、専任または兼任の担当者を置き、通報対応にかかる労力が増えることがあります。また、ささいな内容の通報にも対応することが必要となるため、社内の負担が増加する可能性があります。

公益通報制度の導入手順

1. 内部規程の作成

公益通報制度を導入するには、まず社内規程を作成します。規程には通報の窓口、通報対応フロー、担当部門の設定などを定める必要があります。

2. 公益通報対応業務従事者の設置

公益通報対応業務従事者を設置し、通報の受け付けおよび対応、調査などを行わせます。担当者は、法的知識を有し、通報内容に対して適切に対応できる体制を整えることが求められます。

3. 秘密保持の徹底

通報者の情報を漏えいしないよう、情報管理を徹底し、通報者が安心して通報できる環境を整えます（公益通報者保護法第12条）。

4. 通報者への不利益な扱いの禁止

通報者が通報を理由に不利益な扱いを受けることがないよう、社内規程において厳しく禁止し、従業員に周知します（公益通報者保護法第5条）。

5. 社外窓口の設置

社外窓口として、法律事務所や第三者機関に通報窓口を依頼することも有効です。特に顧問弁護士を窓口とすることで、専門的な助言を得ることができます。

公益通報制度の社内規程作成のポイント

公益通報制度の規程は、企業の実情に合わせた制度設計を行うことが重要です。具体的には以下の点を考慮しましょう。

通報窓口をどこに設置するか（例：人事部、総務部、外部弁護士）。
通報を受けた際の対応フロー（初期対応、調査、是正措置）。
秘密保持と通報者の保護に関するルールの明記。
通報内容の範囲と対象行為（公益通報者保護法第2条3項）。

公益通報を受けた際の対応

通報内容の受理
通報内容を受け取ったら、まず通報者に対し、通報を受理した旨を速やかに回答します。
通報内容の調査
通報内容に基づき、不正行為の有無を確認し、必要に応じて是正措置を行います。
通報者へのフィードバック
調査結果や是正措置について、通報者に対してフィードバックを行います。これにより、通報者の不安を解消し、制度に対する信頼を高めることができます。

法改正に伴う対応の必要性

2022年6月1日から改正公益通報者保護法が施行され、従業員301人以上の企業では公益通報制度の整備が義務化されました。企業は速やかに制度を整備し、法令を遵守する必要があります（公益通報者保護法第11条）。

弁護士に相談するメリット

法的知識の提供

公益通報制度に詳しい弁護士が、制度設計や社内規程の作成をサポートします。

社外窓口としての役割

弁護士は通報窓口の受託者として、通報内容の調査や是正措置について専門的な助言を行います。

秘密保持の徹底と通報者の保護

弁護士が関与することで、通報者の秘密保持や適切な対応が確保され、従業員が安心して通報できる環境を提供します。

まとめ

公益通報制度は、企業の健全な運営を支える重要な制度です。内部通報制度を整備することにより、社内での不正行為を早期に発見し、企業の社会的信頼を高めることができます。従業員301人以上の企業においては法的義務となっていますが、従業員300人以下の企業においても制度を導入することは、コンプライアンス体制を強化し、社内環境の改善に寄与します。

弁護士法人長瀬総合法律事務所では、公益通報制度の設計や規程の作成、通報窓口の外部委託など、企業の実情に応じた法務サービスを提供しています。ぜひお気軽にご相談ください。