契約書作成上のポイント

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【質問】

契約書の重要性についてはわかりましたが、どういった点に注意して契約書を作成すればいいのでしょうか?

そもそも、契約書のタイトルにも何か決まりがあるのでしょうか?特に形式面で注意すべき点があれば教えてください。

 

【回答】

契約書作成にあたり注意すべき点は多岐にわたりますが、形式面に着目した場合、以下の「解説」で述べる点に特に注意する必要があります。

基本的には、契約書のタイトルや記載内容等は当事者間で自由に定めることができますが、一定の事項については法律違反とならないよう、留意する必要があります。

 

【解説】

1 契約書のタイトルの決定方法

法律上、契約書のタイトルについて特段のルールはありません

そのため、どのような名称の契約書にするかは当事者間で自由に決めることができ、また、契約書のタイトルと契約内容には直接の関係はありません

ただし、たとえば契約の実体が賃貸借契約であるにもかかわらず、契約書のタイトルを「売買契約」とするなど、実態とあまりにかけ離れた名称をつけてしまうと、後々契約の解釈を巡って争いが生じた場合にいたずらに争点を増やすことになりかねません。

なお、実務上、たとえば業務提携に向けた基本条件等についての意思確認や二者間での個別の合意をする場合等に、あえて「○○契約書」という名称ではなく、「○○に関する覚書」、「○○に関する念書」といった名称で書面を作成することがありますが、法律上は、「契約書」と「覚書」「念書」との間で効力に違いはありません

あくまで当該書面の内容・実態に着目して効力が認められるため、基本条件を確認する趣旨で締結するのであれば、たとえば「第1条 本覚書の目的」といった条項を規定することが望ましいと言えます。

 

2 当事者の表記

契約書における当事者の表記についても、契約書のタイトルと同様、「こうしなければならない」というルールはありません

一般的には「甲」「乙」「丙」などと表記する例が多いですが、もちろん「株式会社●●●」「○○○株式会社」などと表記しても構いません。

もっとも、契約書冒頭の「甲」「乙」と、末尾の署名欄の「甲」「乙」が逆になっている等、明らかに当事者の一方を取り間違えて記載している条項を見受けることもありますが、そういった誤記を防ぐためには、たとえば「ABC株式会社」であれば「ABC」として当事者名を簡略化して記載したり、「ベンダ」と「ユーザ」等と記載して役割と当事者の関係を明確化するなど工夫することも一案です。

 

3 原本の通数

原本を何通作成するかについても、契約書のタイトルや当事者名の表記と同様、法律上特段の定めはありません

通常は当事者の人数分作成し、それぞれが一通保管すると規定することが多いですが、たとえば当事者が3名以上の多数にわたる場合には、当事者の一部のみが原本を保管し、他の当事者はこれをコピーした「写し」を保管するという取扱いをすることもあります。

 

4 契約書の署名権者

個人ではなく、会社が当事者となる場合には、契約書にサインをする者に当該会社を代表して契約を締結する権限を有することが必要になります。

会社が定款等により代表取締役を定めている場合、代表取締役には会社を代表する権限が与えられている(会社法349条4項)ため、当該会社の代表取締役が契約書末尾の署名欄にサインするのが一般的です。

もっとも、取締役以外の部長等の従業員であっても、会社から対外的代表権を与えられていれば、有効に契約を締結することができます。

ただし、実際にかかる代表権が与えられているかは外部の取引先からは把握することができないため、念のため、内部の権限規程を確認させてもらう等して契約締結権を有しているかを確認した方がよいでしょう。

 

5 印紙の要否

一定の契約書については、印紙税の納付が義務づけられており、印紙の貼付等が必要となる場合があります(課税文書、印紙税法2条、8条)。

課税文書とは、印紙税法上、印紙税を納付する必要がある文書で、課税物件表に課税物件として定められている文書をいいます(20種類)。

課税物件表(PDF)

課税文書となるか否かについても、契約書のタイトルによって判断されるわけではなく、たとえば契約書のタイトルが「金銭の贈与に関する覚書」となっていたとしても、内容が金銭の借用証書であれば、課税物件表1の「消費貸借に関する契約」として、契約金額に応じた収入印紙を添付する必要があります。

なお、課税文書に収入印紙が添付されていなかったとしても、その契約の効力自体に影響はありません。ただし、納付すべき印紙税を当該文書の作成のときまでに納付しなかった場合には、納付しなかった印紙税の額とその2倍に相当する金額との合計額が、過怠税として課される(印紙税法20条1項)ため、注意が必要です。

 

(注)本記事の内容は、記事掲載日時点の情報に基づき作成しておりますが、最新の法例、判例等との一致を保証するものではございません。また、個別の案件につきましては専門家にご相談ください。

 
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